Veckans utmaning: Mailrutinen

Smidig mailhantering

Onödiga mailvändor – knapphändig kommunikation

Ibland kan ett mail ta hur många turer som helst – allt för att man är otydlig i sin kommunikation (har bråttom?). En otydlig eller knapphändig frånvarohanterare gör det svårt för den som mailar att veta vart man vänder sig eller när man kan förväntas få hjälp med sitt ärende. Det är ofta små men ganska viktiga detaljer i dina mail som avgör saken, och om det är du som tar emot ett luddigt mail – kan du vara den som förtydligar allt i din återkoppling?

Ett frånvarosvar bör ha följande info:
- hur länge du är frånvarande (när är du tillbaka).
- om du kommer att hantera mailet när du är åter (du kan alltid skriva att mailet inte kommer att hanteras och hänvisa vidare).
- vem jag kan kontakta i ditt ställe alternativt var jag kan skaffa mig information (hemsidan eller liknande).
Gör du detta på ett personligt sätt kommer den som mailar att vara nöjd även om du är frånvarande.

Veckans utmaning är att se över din avsändare/  frånvarohanterare alternativt reflektera om dina mailvändor kan kortas ner? Har du annat inplanerat just nu kan du boka in en tid med dig själv i din kalender för att ta dig tid till detta.

Några tips som kan hjälpa till på traven;

Tips på verktyg;

 

Lycka till!